دریافت گواهینامه صلاحیت مشاور ساختمان و معماری صرفاً با ثبت یک شرکت مهندسی یا معرفی چند نیروی متخصص امکانپذیر نیست. در این فرایند، وضعیت حقوقی شرکت، ترکیب مدیرعامل و هیئتمدیره، رشته تحصیلی و سابقه افراد امتیازآور، وضعیت بیمه، تجربه قراردادی، ساختار مدیریتی و امکانات پشتیبانی بهصورت همزمان بررسی میشود.
این راهنما براساس آییننامه تشخیص صلاحیت مشاوران، بخشنامه مربوط به ثبت قراردادها و تغییر افراد و اصلاحات ابلاغی سال ۱۴۰۴ تهیه شده است. در مواردی که میان اسناد قدیمی و جدید تفاوت وجود دارد، شیوهنامه و جداول جدید سال ۱۴۰۴ مبنای توضیحات قرار گرفتهاند.
گواهینامه صلاحیت مشاور ساختمان و معماری چیست؟
گواهینامه صلاحیت مشاور، مدرکی است که توان تخصصی یک شخص حقیقی یا حقوقی را برای ارائه خدمات مشاوره در یک تخصص مشخص تأیید میکند. تشخیص صلاحیت شرکتهای مهندسان مشاور از سوی سازمان برنامه و بودجه کشور یا مراجع تعیینشده انجام میشود.
صلاحیت مشاوران در هر تخصص در سه پایه صادر میشود:
- پایه سه
- پایه دو
- پایه یک
پایه یک بالاترین سطح توان فنی در هر تخصص است. پایه شرکت بر ظرفیت کاری، تعداد کارهای قابل ارجاع و سطح فعالیت حرفهای شرکت اثر میگذارد. بنابراین پایه صلاحیت فقط یک عنوان اعتباری نیست و دامنه ورود شرکت به پروژههای مشاورهای را نیز تحت تأثیر قرار میدهد.
گواهینامه «صلاحیت مشاور» را نباید با «احراز صلاحیت فنی» شرکتهای متقاضی فعالیت در طرح و ساخت یا مدیریت طرح اشتباه گرفت. در احراز صلاحیت فنی، توان نیروی انسانی و تجربه شرکت بررسی میشود، اما لزوماً گواهینامه صلاحیت مشاور صادر نمیشود.
تخصص ساختمان و معماری چه خدماتی را پوشش میدهد؟
در اصلاحات جدول شماره ۱۰ سال ۱۴۰۴، عنوان تخصص موردنظر بهصورت «ساختمان و معماری» درج شده است. شرح اهم خدمات این تخصص، دامنه گستردهای از طراحی و خدمات معماری ساختمان را در بر میگیرد، از جمله:
- مراکز آموزشی و تحقیقاتی
- مراکز تربیتی و ورزشی
- مراکز مذهبی، فرهنگی و هنری
- مراکز گردشگری
- مراکز بهداشتی، درمانی و آزمایشگاهی
- ساختمانهای مسکونی
- ساختمانهای تجاری و اداری
- ساختمانهای صنعتی و کارخانهها
- ساختمان مراکز مخابراتی و پستی
- ساختمانهای خدماتی و نظامی
- جایگاههای سوخت، شارژ برقی و CNG
- معماری داخلی
- بهسازی، نوسازی و بازسازی معماری داخلی
بنابراین شرکتی که گواهینامه این تخصص را دریافت میکند، در محدوده خدمات مصوب و متناسب با پایه و ظرفیت خود میتواند خدمات مشاوره معماری و ساختمان ارائه دهد.
چه شرکتهایی میتوانند برای دریافت صلاحیت اقدام کنند؟
اشخاص حقوقی غیردولتی، دولتی و عمومی، در صورت برخورداری از شرایط آییننامه، میتوانند برای دریافت گواهینامه صلاحیت مشاور اقدام کنند. در مورد شرکتها و مؤسسات خصوصی، چند شرط اولیه اهمیت بیشتری دارد.
درج خدمات مشاوره در موضوع فعالیت شرکت
در اساسنامه شرکت باید انجام خدمات مشاوره مرتبط با فعالیتهای فنی و مهندسی پیشبینی شده باشد. درج عناوینی مانند پیمانکاری، اجرای ساختمان یا خریدوفروش مصالح، بهتنهایی جایگزین موضوع فعالیت مهندسان مشاور نیست.
بهتر است پیش از تشکیل پرونده، موضوع فعالیت اساسنامه و آخرین تغییرات ثبتی بررسی شود تا با تخصص ساختمان و معماری و خدمات مورد تقاضا هماهنگ باشد.
شرایط مدیران و افراد امتیازآور
هیچیک از مدیران، شرکا و افراد امتیازآور نباید در دوره محرومیت یا ممنوعیت قانونی مرتبط با خدمات مشاوره قرار داشته باشند. همچنین امتیاز افراد فنی الزامی نباید همزمان در یک شرکت مشاور، پیمانکار، مدیریت طرح یا مجموعه مشابه دیگری استفاده شده باشد.
شرکا و مدیران شرکتهای خصوصی نیز نباید مشمول ممنوعیت قانونی معامله با دولت باشند. شیوهنامه سال ۱۴۰۴ برای برخی کارکنان دستگاههای اجرایی، اعضای شوراهای اسلامی، دهیاران و اعضای هیئت علمی دانشگاههای دولتی محدودیتهایی درباره عضویت در هیئتمدیره یا سهامداری مؤثر تعیین کرده است. وضعیت هر شخص باید پیش از ورود به ترکیب شرکت بهصورت جداگانه بررسی شود.
سهامداران شرکت
برای تعیین نوع شرکت مشاور، حداقل ۵۱ درصد سهام شرکت متقاضی باید بانام باشد و مشخصات سهامداران ارائه شود.
اگر تعداد سهامداران حقیقی دارای کمتر از ۵ درصد سهم بیش از شش نفر باشد، درج جداگانه اطلاعات همه آنها در سامانه الزامی نیست؛ اما شرکت باید نماینده سهامداران جزء را معرفی و فهرست آنان را مطابق شیوهنامه بارگذاری کند.
دفتر مرکزی و امکانات شرکت
آدرس دفتر مرکزی باید با آخرین روزنامه رسمی شرکت تطابق داشته باشد. سند مالکیت یا اجارهنامه دفتر نیز باید متعلق به شرکت، یکی از اعضای هیئتمدیره یا یکی از سهامداران باشد.
اجارهنامه باید از مسیر رسمی، مانند دفاتر مشاور املاک، دفاتر اسناد رسمی یا سامانههای رسمی مربوط تهیه شده باشد. وجود دفتر کار معتبر بخشی از الزامات امکانات پشتیبانی شرکت است و صرف درج یک نشانی در سامانه کفایت نمیکند.
پایههای سه، دو و یک چگونه تعیین میشوند؟
براساس آییننامه، چهار عامل اصلی در تعیین صلاحیت شرکت مؤثر است:
- نیروی انسانی متخصص
- تجربه کاری شرکت
- ساختار مدیریتی
- امکانات پشتیبانی
تخصص ساختمان و معماری مشمول جدول شماره ۱ـ۲ آییننامه است. حداقل شرایط پایهها بهصورت خلاصه در جدول زیر آمده است:
| پایه | شرایط سرگروه | افراد فنی الزامی | سایر افراد فنی | حداقل امتیاز تجربه شرکت | امتیاز مدیریت و امکانات | امتیاز کل | تعداد کار مجاز |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| پایه سه | یک کارشناس با امتیاز معادل ۷ سال سابقه مفید و مدرک اولویت یک | یک کارشناس با امتیاز معادل ۵ سال سابقه و مدرک اولویت دو | یک کارشناس با امتیاز معادل ۴ سال سابقه و مدرک اولویت سه | تعیین نشده | ۴۵ | ۳۲۲ | ۴ |
| پایه دو | یک کارشناس با امتیاز معادل ۱۰ سال سابقه مفید و مدرک اولویت یک | یک کارشناس با امتیاز معادل ۷ سال سابقه و مدرک اولویت دو | دو کارشناس با امتیاز معادل ۷ و ۴ سال سابقه و مدارک اولویت سه | ۱۵۰ | ۹۰ | ۶۳۴ | ۵ |
| پایه یک | یک کارشناس با امتیاز معادل ۱۲ سال سابقه مفید و مدرک اولویت یک | دو کارشناس با امتیاز معادل ۱۰ و ۸ سال سابقه و مدارک اولویت دو | دو کارشناس با امتیاز معادل ۱۰ و ۸ سال سابقه و مدارک اولویت سه | ۲۵۰ | ۱۲۵ | ۹۱۴ | ۶ |
عبارت «امتیاز معادل سابقه» با تعداد سال تقویمی یکسان نیست. امتیاز سابقه براساس مقطع تحصیلی، مدت سابقه مفید، سمت فرد و سایر ضرایب آییننامه محاسبه میشود. به همین دلیل ممکن است دو فرد با تعداد سال سابقه مشابه، امتیاز یکسانی دریافت نکنند.
همچنین افراد فنی الزامی باید تماموقت باشند و امتیاز امکانات و تجهیزات نیز باید حداقل از چهار ردیف جداول مربوط به ساختار مدیریتی و امکانات پشتیبانی تأمین شود.
آیا شرکت تازهتأسیس میتواند پایه سه دریافت کند؟
در جدول شماره ۱ـ۲ برای پایه سه، امتیاز جداگانهای بابت تجربه کاری شرکت تعیین نشده است. بنابراین یک شرکت تازهتأسیس ممکن است بدون قرارداد قبلی نیز برای پایه سه اقدام کند؛ مشروط بر اینکه نیروی انسانی، شرایط مدیرعامل، ساختار مدیریتی، امکانات پشتیبانی و سایر الزامات را کامل تأمین کند.
این موضوع به معنای صدور قطعی گواهینامه برای هر شرکت فاقد سابقه نیست. مرجع تشخیص صلاحیت تمام اطلاعات پرونده و انطباق آنها با آییننامه را بررسی میکند.
چه رشتههای تحصیلی برای تخصص ساختمان و معماری قابلقبولاند؟
جدول شماره ۲ اصلاحشده سال ۱۴۰۴، رشتههای تحصیلی و اولویت هر رشته را برای تخصص ساختمان و معماری مشخص کرده است. رشتههای اصلی بهصورت خلاصه عبارتاند از:
| گروه رشته تحصیلی | اولویت در تخصص ساختمان و معماری |
|---|---|
| مهندسی معماری، معماری و گرایشهای مرتبط درجشده در جدول | ۱ |
| عمران، راه و ساختمان، مهندسی ساختمان و گرایشهای مرتبط درجشده در جدول | ۲ |
| سازه و مهندسی عمران گرایش سازه | ۲ |
| زلزله و مهندسی عمران گرایش زلزله | ۲ |
| معماری داخلی | ۳ |
| مکانیک و تأسیسات مکانیکی | ۳ |
| برق، قدرت، الکترونیک، مخابرات و کنترل | ۳ |
| طراحی محیط و طراحی یا معماری منظر | ۳ |
جدول جدید، عناوین و گرایشهای متعددی را در هر گروه درج کرده است. بنابراین تطبیق مدرک نباید صرفاً براساس شباهت عمومی نام رشته انجام شود؛ عنوان مندرج در دانشنامه و گرایش فرد باید با ردیفهای جدول شماره ۲ کنترل شود.
اولویتهای تحصیلی در ترکیب نیروی انسانی نقش متفاوتی دارند. در ساختار پایههای تخصص ساختمان و معماری، سرگروه اصولاً با مدرک اولویت یک، افراد فنی الزامی با اولویت دو و سایر افراد فنی با اولویت سه معرفی میشوند. جایگزینی برخی اولویتها با اولویت بالاتر در چارچوب یادداشتهای جدول امکانپذیر است، اما محدودیت تعداد دفعات و تکرارینبودن مدرک باید رعایت شود.
نکات مهم درباره مدارک تحصیلی
در بررسی مدارک تحصیلی، موارد زیر اهمیت دارند:
- مدرک باید مورد تأیید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری یا وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی باشد.
- مدارک معادل دانشگاهی قابل استفادهاند.
- مدارک دارای ارزش استخدامی در صورت ارائه تأییدیه وزارت علوم قابل قبولاند.
- تغییر نام رشته در طول زمان مانع استفاده از مدرک نیست.
- اگر نام یک رشته بدون گرایش در جدول شماره ۲ آمده باشد، همه گرایشهای مرتبط آن رشته، بهجز گرایشهایی که جداگانه تعیین تکلیف شدهاند، قابل بررسی خواهند بود.
- مدارک خارجی باید توسط وزارت علوم ارزشیابی شده باشند.
- مدرک دبیری برای افراد امتیازآور قابل استفاده نیست.
- در هر تخصص حداکثر یک فرد امتیازآور میتواند دارای مدرک علمیکاربردی باشد.
- مدارک تکنولوژی برای افراد امتیازآور و اعضای هیئتمدیره قابل قبولاند.
- حداکثر یک عضو هیئتمدیره میتواند دارای مدرک دبیری یا علمیکاربردی باشد.
سرگروه، مدیرعامل و افراد امتیازآور چه شرایطی دارند؟
سرگروه تخصص
سرگروه فردی است که شرایط مقرر برای تخصص را دارد و سرپرستی فعالیتهای آن تخصص را در شرکت بر عهده میگیرد. برای تخصص ساختمان و معماری، سرگروه باید امتیاز لازم و مدرک تحصیلی اولویت یک را متناسب با پایه مورد تقاضا تأمین کند.
علاوه بر امتیاز سابقه، بخشی از سابقه سرگروه باید در طراحی مرتبط با تخصص ساختمان و معماری باشد.
مدیرعامل شرکت
معرفی مدیرعامل بهعنوان فرد امتیازآور الزامی نیست. بااینحال مدیرعامل باید امتیاز معادل سرگروه را در حداقل یکی از تخصصهای درخواستی شرکت کسب کند.
شیوهنامه سال ۱۴۰۴ تصریح میکند که برای احراز این امتیاز مدیرعامل، اولویت مدرک در همان تخصص و سابقه طراحی ملاک نیست؛ اما شرایط عمومی رشته تحصیلی مدیرعامل و ارتباط آن با گروه تخصصی شرکت همچنان باید رعایت شود.
سابقه مدیرعامل در خود شرکت متقاضی میتواند براساس روزنامه رسمی پذیرفته شود. سابقه او پیش از انتصاب به سمت مدیرعامل، اصولاً با سوابق بیمه بررسی خواهد شد.
اعضای هیئتمدیره
اگر یکی از اعضای هیئتمدیره بهعنوان فرد امتیازآور معرفی شود، باید تمام شرایط مربوط به آن جایگاه، از جمله رشته تحصیلی، امتیاز سابقه، سابقه طراحی و تماموقتبودن را تأمین کند.
رشته تحصیلی مدیرعامل و اعضای هیئتمدیره باید در گروه مرتبط با یکی از تخصصهای مورد تقاضای شرکت دارای اولویت باشد. برای برخی افرادی که مدرک آنها در دو دوره متوالی چهارساله تأیید شده است، استثناهایی در شیوهنامه پیشبینی شده است.
آیا همه افراد فنی باید تماموقت باشند؟
تماموقتبودن برای همه افراد فنی الزامی نیست.
افراد زیر باید فقط از شرکت متقاضی بیمه داشته باشند:
- سرگروه
- افراد فنی الزامی امتیازآور
- اعضای هیئتمدیرهای که بهعنوان سرگروه یا فرد الزامی معرفی شدهاند
- مدیرعامل
برای سایر افراد فنی، بیمه کمتر از ۳۰ روز، اشتغال پارهوقت یا بیمه همزمان از شرکت متقاضی و شرکت دیگر قابل قبول است.
اعضای هیئت علمی دانشگاهها نیز در صورت نداشتن سمت اجرایی میتوانند بهعنوان فرد امتیازآور معرفی شوند. سمت مدیرگروه دانشگاهی در این شیوهنامه سمت اجرایی محسوب نشده است. محدودیتی نیز برای معرفی عضو هیئت علمی شاغل در استانی غیر از استان محل ثبت شرکت تعیین نشده است.
سابقه کار و سابقه طراحی افراد چگونه محاسبه میشود؟
یکی از رایجترین دلایل رفع نقص پرونده، تفاوت میان «سابقه اشتغال»، «سابقه بیمه» و «سابقه طراحی» است. هر سابقه کاری الزاماً سابقه طراحی محسوب نمیشود.
گواهی اشتغال
برای سابقه افراد در شرکت متقاضی، ارائه گواهی اشتغال جداگانه الزامی نیست و اطلاعات براساس خوداظهاری شرکت در سامانه ثبت میشود. بااینحال، این اطلاعات با سوابق بیمه کنترل خواهد شد و مسئولیت صحت آن بر عهده شرکت است.
گواهی اشتغال صادرشده از شرکتهای دیگر باید شامل موارد زیر باشد:
- تاریخ شروع اشتغال
- تاریخ پایان اشتغال
- سمت فرد
- امضای مدیرعامل، صاحبان امضای مجاز یا مسئول امور اداری
اگر سمت فرد در گواهی صادرشده از یک شرکت مشاور ذکر نشده باشد، سابقه او «کادر نظارت» در نظر گرفته میشود. اگر گواهی را یک شرکت پیمانکار صادر کرده باشد، سمت فرد «کادر فنی» محسوب خواهد شد. این موضوع میتواند میزان امتیاز و امکان پذیرش سابقه بهعنوان طراحی را تغییر دهد.
سابقه طراحی الزامی
پنجاه درصد سابقه کار مفید سرگروه و افراد فنی الزامی، پس از اعمال ضرایب سمت و تخصص، باید در زمینه طراحی باشد. این سابقه طراحی، صرفنظر از مقطع تحصیلی، حداقل سه سال تعیین شده است.
سمتها و فعالیتهای زیر سابقه طراحی محسوب نمیشوند:
- سرناظر در فعالیت خدمات مشاوره
- کادر نظارت
- سمتهای مربوط به عملیات ساخت
- کارشناس امور اجرایی در مدیریت اجرایی
- استاد دانشگاه صرفاً در فعالیت تدریس
سوابق پژوهشی اعضای هیئت علمی، در صورتی که موضوع آن با تخصص مرتبط باشد و معاونت پژوهشی دانشگاه یا مؤسسه علمی آن را تأیید کند، میتواند هم بهعنوان سابقه کار و هم سابقه طراحی محاسبه شود.
همچنین طراحی هر ۱۵ هزار مترمربع از طریق سازمان نظام مهندسی ساختمان استان، در رشتههای دارای پروانه اشتغال، معادل یک سال سابقه طراحی محسوب میشود؛ مشروط بر اینکه مستندات انجام کار و تأییدیه سازمان نظام مهندسی ارائه شود.
تجربه کاری شرکت و قراردادها چه نقشی دارند؟
تجربه کاری شرکت با سابقه افراد امتیازآور تفاوت دارد. سابقه فرد به مدت و نوع اشتغال او مربوط است، اما تجربه شرکت براساس قراردادهای انجامشده، شرح خدمات و حقالزحمه قابل اثبات محاسبه میشود.
برای پایه دو و یک، شرکت باید حداقل امتیاز تجربه کاری تعیینشده در جدول شماره ۱ـ۲ را تأمین کند.
مدارک قراردادی موردنیاز
برای استفاده از امتیاز هر قرارداد، حسب مورد باید مدارک زیر ارائه شود:
- متن موافقتنامه
- شماره و تاریخ انعقاد یا ابلاغ قرارداد
- امضای طرفین
- موضوع قرارداد
- شرح خدمات
- پیوست حقالزحمه یا شکست کار
- مستند تفکیک تخصصها
- مشارکتنامه در قراردادهای مشارکتی
- مستند افزایش مبلغ قرارداد، در صورت تغییر قابلتوجه مبلغ
تشخیص اینکه قرارداد شامل طراحی، نظارت یا سایر مراحل خدمات بوده است، براساس موضوع قرارداد و پیوستهای شرح خدمات و حقالزحمه انجام میشود. اگر مدارک برای تشخیص مرحله خدمات یا سهم تخصص کافی نباشد، مرجع تشخیص صلاحیت درباره آن تصمیم میگیرد.
مدارک اثبات دریافت حقالزحمه
صرف ارائه قرارداد برای کسب امتیاز تجربه کافی نیست. دریافت یا مطالبه حقالزحمه نیز باید با یکی از مدارک پذیرفتهشده اثبات شود، از جمله:
- مفاصاحساب تأمین اجتماعی
- نامه تأمین اجتماعی درباره مبلغ بیمه پرداختی قرارداد
- صورتهای مالی حسابرسیشده توسط حسابرس رسمی
- اظهارنامه مالیاتی تأییدشده که موضوع و مبلغ قرارداد در آن مشخص باشد
- تأییدیه مبلغ پرداختی یا مطالبات از کارفرمای دولتی یا نهاد عمومی
- تأییدیه مالی برخی کارفرمایان حقوقی خصوصی مورد قبول مرجع تشخیص صلاحیت
کسری مجموع امتیاز تجربه کاری تا سقف ۵ درصد امتیاز موردنیاز تخصص و پایه مورد تقاضا قابل پذیرش است.
تأثیر نوع خدمات بر امتیاز قرارداد
تمام مبلغ دریافتی قراردادها با یک ضریب محاسبه نمیشود. براساس شیوهنامه سال ۱۴۰۴:
| نوع خدمات قرارداد | درصد حقالزحمه قابل محاسبه |
|---|---|
| مطالعات مقدماتی یا خدمات جنبی | ۱۰۰ درصد |
| طراحی پایه | ۱۰۰ درصد |
| طراحی تفصیلی | ۱۰۰ درصد |
| طراحی و نظارت عالیه | ۱۰۰ درصد |
| طراحی، نظارت کارگاهی و نظارت عالیه | ۵۰ درصد |
| نظارت کارگاهی و عالیه | ۳۰ درصد |
| نظارت کارگاهی | ۲۰ درصد |
| مدیریت طرح بر طراحی | ۷۰ درصد |
| مدیریت طرح بر اجرا | ۲۰ درصد |
| مدیریت طرح بر طراحی و اجرا | ۳۰ درصد |
این ضرایب نشان میدهند که برای تخصص ساختمان و معماری، قراردادهای دارای خدمات روشن و قابل تفکیک طراحی، ارزش بیشتری در تأمین امتیاز تجربه شرکت دارند.
کار شاخص برای پایه یک
برای دریافت پایه یک، ارائه کار شاخص الزامی است. در درخواست تکرار پایه یک نیز باید مجدداً کار شاخص ارائه شود.
اگر چند قرارداد از نظر شرح خدمات، ادامه یا تکمیل یکدیگر و در مجموع یک مجموعه یکپارچه باشند، مبلغ آنها میتواند برای بررسی کار شاخص با یکدیگر جمع شود.
مدارک لازم برای تشکیل پرونده
فهرست دقیق مدارک ممکن است با توجه به پایه، نوع تقاضا، ترکیب افراد و سابقه شرکت تغییر کند. بااینحال، پرونده معمولاً باید شامل گروههای زیر باشد:
مدارک ثبتی و حقوقی
- اساسنامه و موضوع فعالیت
- آگهی تأسیس
- آخرین تغییرات روزنامه رسمی
- اطلاعات مدیرعامل و اعضای هیئتمدیره
- فهرست سهامداران
- اطلاعات صاحبان امضای مجاز
- فرمهای خوداظهاری و تعهدات شرکت
- فرم شماره ۸ تأییدشده در دفتر اسناد رسمی
مدارک افراد امتیازآور
- مدارک تحصیلی
- ارزشیابی یا تأییدیه مدارک خارجی، حسب مورد
- سوابق بیمه
- گواهیهای اشتغال
- مدارک سابقه طراحی
- تأییدیه سازمان نظام مهندسی، در صورت استفاده از سوابق آن
- حکم کارگزینی اعضای هیئت علمی
- مستندات پژوهشی یا آموزشی مرتبط، حسب مورد
مدارک تجربه کاری شرکت
- قراردادها و موافقتنامهها
- پیوست شرح خدمات
- پیوست حقالزحمه و شکست کار
- اسناد تفکیک تخصصها
- مستندات انجام کار
- اسناد مالی و دریافت حقالزحمه
- مشارکتنامه، در صورت مشارکتیبودن قرارداد
- مستندات کار شاخص برای پایه یک
مدارک ساختار مدیریتی و امکانات
- چارت سازمانی
- اسناد سیستمهای مدیریت کیفیت
- مستندات برنامهریزی و کنترل پروژه
- مستندات سیستمهای اطلاعات مدیریتی
- برنامه راهبردی شرکت
- اسناد آموزش و فعالیتهای پژوهشی
- سند مالکیت یا اجارهنامه دفتر
- مدارک مربوط به تجهیزات و امکانات پشتیبانی
برای متقاضیان یا دارندگان پایه سه، گذراندن دورههای آموزشی تعیینشده برای مدیرعامل یا یکی از اعضای هیئتمدیره نیز ضروری است.
مراحل ثبت درخواست در سامانه ساجات
فرایند عملی اخذ گواهینامه را میتوان در مراحل زیر خلاصه کرد:
- انتخاب تخصص و پایه مورد تقاضا
ابتدا باید مشخص شود شرکت برای پایه سه اقدام میکند یا شرایط ارتقا به پایه دو یا یک را دارد.
- کنترل ساختار حقوقی شرکت موضوع فعالیت، اعضای هیئتمدیره، مدیرعامل، سهامداران و آدرس دفتر بررسی میشوند.
- انتخاب سرگروه و افراد امتیازآور ترکیب افراد باید با جدول شماره ۱ـ۲ و اولویتهای تحصیلی جدول شماره ۲ تطبیق داده شود.
- محاسبه سابقه و امتیاز افراد سوابق بیمه، سمتها، گواهیهای اشتغال و سابقه طراحی هر فرد کنترل میشود.
- بررسی تماموقتبودن افراد الزامی سرگروه، مدیرعامل و افراد فنی الزامی باید فقط از شرکت متقاضی بیمه داشته باشند.
- آمادهسازی تجربههای قراردادی قراردادها، شرح خدمات، تفکیک تخصصها و مستندات مالی آماده و دستهبندی میشوند.
- تکمیل مدارک مدیریتی و دفتر شرکت اسناد دفتر، چارت سازمانی، نظامهای مدیریتی و امکانات پشتیبانی جمعآوری میشوند.
- ثبت اطلاعات در سامانه ساجات اطلاعات شرکت، اشخاص، سوابق و قراردادها در سامانه ساجات ثبت میشوند.
- بارگذاری مستندات و کنترل نهایی پیش از ارسال پرونده، تطابق اطلاعات سامانه با مدارک، بیمه و روزنامه رسمی بررسی میشود.
- ارسال پرونده برای بررسی پرونده الکترونیکی به مرجع تشخیص صلاحیت ارسال میشود.
- پاسخ به رفع نقص در صورت درخواست کارشناس، شرکت باید توضیحات یا مدارک تکمیلی را ارائه کند.
- تأیید و صدور گواهینامه پس از تأیید نهایی شرایط و امتیازها، گواهینامه در تخصص و پایه احرازشده صادر میشود.
سامانه ساجات با سامانههایی مانند روزنامه رسمی، ثبت احوال و سوابق بیمه تأمین اجتماعی ارتباط برخط دارد. بنابراین بخشی از اطلاعات بهصورت سیستمی کنترل میشود؛ بااینحال مسئولیت صحت اطلاعات و مدارک بارگذاریشده همچنان بر عهده مدیرعامل و صاحبان امضای مجاز شرکت است.
محدودیتهای مهم هنگام بررسی پرونده
براساس شیوهنامه سال ۱۴۰۴، شرکت باید پیش از ارسالهای مکرر، نوع تقاضای خود را نهایی کند. چند محدودیت مهم عبارتاند از:
- پس از حداقل دو بار ارسال پرونده به سازمان، امکان افزودن ارتقای پایه یا تخصص جدید به همان پرونده وجود ندارد.
- درخواست بهروزرسانی گواهینامه نمیتواند همزمان با ارتقای پایه یا افزودن تخصص جدید انجام شود.
- پرونده تغییر افراد را نمیتوان همزمان با ارتقای پایه یا افزودن تخصص جدید ارسال کرد.
- افراد جایگزین باید حداکثر ظرف سه ماه تأیید شوند.
- حذف فرد قبلی فقط پس از تأیید جایگزین و تأیید نهایی پرونده انجام میشود.
- تغییر افراد امتیازآور، هیئتمدیره و سهامداران فقط از طریق سامانه ساجات امکانپذیر است.
اشتباهات رایج در پرونده صلاحیت ساختمان و معماری
موارد زیر بیش از سایر خطاها میتوانند باعث رفع نقص یا طولانیشدن بررسی شوند:
- استفاده از نسخههای قدیمی جدول شماره ۲
- انتخاب رشته تحصیلی براساس شباهت نام، بدون کنترل عنوان دقیق مدرک
- معرفی فرد اولویت دو یا سه بهعنوان سرگروه بدون بررسی شرایط جایگزینی
- بیمه همزمان سرگروه یا فرد فنی الزامی در شرکت دیگر
- اختلاف تاریخ سابقه بیمه با گواهی اشتغال
- ذکرنشدن سمت در گواهی سابقه کار
- محاسبه سابقه نظارت یا اجرا بهعنوان سابقه طراحی
- ارائه قرارداد بدون شرح خدمات یا شکست کار
- نامشخصبودن سهم تخصص ساختمان و معماری در قرارداد چندتخصصی
- نبود مستند مالی برای حقالزحمه قرارداد
- مغایرت آدرس دفتر با روزنامه رسمی
- ثبت اطلاعات غیرقابل اثبات در خوداظهاری شرکت
- درخواست همزمان تغییر افراد با ارتقای پایه
- اقدام برای افزودن تخصص پس از چند مرتبه ارسال پرونده
بهتر است پیش از ثبت نهایی، یک تطبیق سهجانبه میان اطلاعات سامانه، مدارک رسمی و سوابق بیمه انجام شود.
پس از دریافت گواهینامه چه الزاماتی وجود دارد؟
دریافت گواهینامه پایان فرایند نیست. شرکت باید وضعیت نیروی انسانی، ظرفیت و قراردادهای خود را در سامانه بهروز نگه دارد.
ثبت قراردادهای جدید
حداکثر تا سه ماه پس از انعقاد هر قرارداد، اطلاعات کامل آن باید در سامانه ساجات ثبت شود تا امکان استفاده از امتیاز قرارداد وجود داشته باشد.
پس از پایان این مهلت، ثبت مستقیم قرارداد در ساجات امکانپذیر نیست؛ بااینحال اگر اطلاعات قرارداد در پایگاه اطلاعات قراردادهای سازمان ثبت شده باشد، امکان استفاده از امتیاز آن در تشخیص صلاحیت وجود خواهد داشت.
آزادسازی ظرفیت کاری
پس از اتمام قرارداد، شرکت باید مستندات پایان کار، مبلغ دریافتی و تاریخ خاتمه را ثبت و وضعیت قرارداد را به حالت مربوط به پایان قرارداد تغییر دهد.
برای آزادسازی ظرفیت میتوان حسب مورد یکی از مدارک زیر را ارائه کرد:
- نامه اتمام قرارداد
- نامه خاتمه یا فسخ
- مفاصاحساب
- صورتوضعیت قطعی یا صورتحساب نهایی
- تأیید تحویل گزارش یا تصویب مطالعات و طراحی
- تأیید انجام حداقل ۸۵ درصد تعهدات قراردادی
اگر قرارداد پیش از رسیدن به ۸۵ درصد مبلغ اولیه خاتمه پیدا کند، شرکت باید وضعیت آن را مطابق مستندات خاتمه یا فسخ در سامانه ثبت کند.
تغییر افراد و مدیران
هرگونه تغییر در مدیرعامل، اعضای هیئتمدیره، سهامداران یا افراد امتیازآور باید در سامانه ثبت و پرونده مربوط برای بررسی ارسال شود.
تا زمانی که فرد جایگزین تأیید نشده و پرونده نهایی نشده باشد، فرد قبلی از ترکیب امتیازآور سامانه حذف نخواهد شد.
بهروزرسانی تاریخ گواهینامه
در فاصله شش ماه مانده به تاریخ انقضای گواهینامه، تقاضاهای مربوط به ادامه اعتبار، بهجز جابهجایی افراد، از طریق فرایند بهروزرسانی تاریخ انقضا در سامانه انجام میشوند.
با توجه به احتمال افزایش حجم پروندهها در ماههای پایانی اعتبار، بهتر است شرکت فرایند آمادهسازی مدارک را به روزهای پایانی موکول نکند.
تشکیل پرونده دقیق؛ نخستین گام برای دریافت صلاحیت پایدار
اخذ گواهینامه صلاحیت مشاور ساختمان و معماری بیش از آنکه یک فرایند اداری باشد، ارزیابی ساختار واقعی شرکت است. رشته تحصیلی مناسب، سابقه طراحی قابل اثبات، بیمه صحیح افراد الزامی، قراردادهای مستند و ساختار مدیریتی منظم باید پیش از ارسال پرونده در کنار یکدیگر قرار گیرند.
اتکا به افراد موقت، قراردادهای فاقد شرح خدمات یا اطلاعات ثبتشده بدون مستند، ممکن است در کوتاهمدت امتیاز ظاهری ایجاد کند، اما در زمان بررسی یا تغییر افراد، پایداری صلاحیت شرکت را با مشکل مواجه میکند.
منبع: B2n.ir/hh7510
